Rekisteriseloste

Tämä on yrityksen Essentum (y-tunnus: 2929346-8) Suomen henkilötietolain (§10 ja §24) sekä Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta. Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 23.9.2019.

Rekisterinpitäjä

Essentum

Ansakuja 2 As. 4

88900 Kuhmo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Arttu Heikkinen

Sähköposti: arttu.heikkinen@essentum.fi

Puhelin: 040 170 4000

Rekisterin nimi

Essentum asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus pähkinänkuoressa

  • Suomen henkilötietolain §8 mukaiset edellytykset
  • Asiakkuuksien ja asiakassuhteen hoitaminen
  • Asiakaskirjeet ja tiedotteet
  • Verkkotunnusten rekisteröinti ja ylläpito
  • Markkinointi nykyisille asiakkaille

Rekisterin tietosisältö

  • Nimi
  • Henkilötunnus/Y-tunnus
  • Postiosoite
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaiden itsensä antamat tiedot sekä mahdolliset asiakasviestinnän estot

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkotunnusten rekisteröinnissä verkkotunnuksen haltijan sekä yhteyshenkilön tiedot luovutetaan vain ja ainoastaan seuraaville ulkopuolisille toimijoille:

  • .fi -verkkotunnusten osalta Traficomin ylläpitämään rekisteriin
  • Muiden päätteiden, kuten .com, .net ja . org rekisterin ylläpitäjänä toimii HEXONET GmbH

Rekisteriin tallennettavia tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille.

Tietojen luovutus Euroopan ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta Euroopan ja Euroopan talousmaiden (ETA) ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen. Säilytysaikaan vaikuttavat esimerkiksi Rekisterinpitäjän sekä Rekisteröidyn välinen sopimus, asiakkuuden ylläpito ja verkkotunnusten hallinninti. Kun henkilötietojan säilytys osapuolten välillä ei ole enää tarpeen, Rekisterinpitäjä poistaa tiedot lopullisesti 2 vuoden kuluessa. Kirjanpitoon liittyvä viestintä sekä tositteiden säilytysaika on vähintään 6 vuotta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteröidyn tietoja säilytetään tietoturvallisesti suojatuissa palvelintiloissa, joihin fyysinen pääsy on täysin evätty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien mukaisesti. Oikeutettu pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Käytettävien palomuurien sekä salausjärjestelmien avulla estetään mahdolliset ulkopuolisten tahojen verkkohyökkäykset.

Rekisteriin tallennetut tiedot varmuuskopioidaan tietoturvallisia ratkaisuja käyttäen ja ne ovat tarpeen tullen palautettavissa Rekisterinpitäjän toimesta.

Suojauksen periaatteisiin kuuluvat säännölliset tietoturvatasojen auditoinnit sisäisesti ja ulkoisesti verkkoympäristössä sekä fyysisissä palvelintiloissa. Henkilötietoja käsittelevät vain Essentumin määrittelemät henkilöt. Henkilötietojen käsittelijät ovat sitoutuneet vaitiolovelvollisuuteen.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit käyttää alla lueteltuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä.

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
  • olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

  • kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
  • emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämisen voit estää klikkaamalla viesteissä olevaa linkkiä peruuta markkinointiviestien tilaus.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.